Řízení projektů

Tento článek je reklamním sdělením

Řízení projektů je často považován za nudnou agendu a je vnímán jako nutné zlo. Není tedy žádným překvapením, že je častým tématem diskusí v každé společnosti. Žádný software zatím není schopen nahradit jednoduchost ručně psaných poznámek a lepení papírků na monitor. Při práci v týmu jsou tyto zastaralé návyky takřka nepoužitelné.

Poznámky nelze jednoduše třídit, sdílet s kolegy, dokonce nelze jednoduše analyzovat jejich obsah a efektivně s nimi dále pracovat. Důsledkem celosvětového problému vznikají nové softwary, které se snaží o vyřešení problému z různých úhlů pohledu.

  • Jednoduchá komunikace
  • Snadné sdílení dokumentů
  • Delegace práce
  • Řízení zdrojů
  • Měření produktivity

Téměř každý software má na jedné straně přidanou hodnotu a na straně druhé spoustu limitů. Tento fakt staví periodicky společnosti stále před stejnou otázku:

Existuje software, který by nám vyřešil naše potřeby?

Odpověď na tuto otázku zní NE, aspoň pro většinu z nás. Existuje pro to jednoduché vysvětlení:

  • Každá společnost je jiná
  • Má odlišnou firemní kulturu a hodnoty
  • Má jiné nastavení procesů

Software, který by dokázal všem společnostem pokrýt veškeré potřeby, se často stává oblíbeným „švýcarským nožíkem”, což vede naopak k tomu, že se software stává nepřehledný a funkce nejsou využívány. V některých korporátech se s tímto typem nástrojů setkáváme běžně a lidé s nimi pracují velmi omezeně.

Některé společnosti jdou ještě dál za hranici naivity a pokusí se „napsat” vlastní software, který jim bude sedět na míru. Myšlenka, že by toto bylo vůbec možné, není vůbec v souladu s realitou, pokud nechcete transformovat své podnikání na vývoj softwaru pro řízení projektů s cílovou skupinou úzce omezenou na firmy totožné. Spálíte spoustu energie, financí a software nakonec skončí v propadlišti dějin – doporučujeme, zeptat se společností, které tak učinily již před vámi; mimo to, že jim to krásně funguje, od nich uslyšíte, že už by do toho nikdy nešly a po dalších otázkách, když odezní hrdost (stálo to přeci spoustu peněz), zůstane opět otázka: Existuje software, který by nám vyřešil naše potřeby?

Jdeme až k jádru potřeb

„Veškeré nové výzvy a problémy stavíme v ApuTime do rámce, pomocí kterého následně tvoříme řešení. Tento rámec tvoří tři pilíře, na kterých ApuTime také stojí. Jsou jimi: Emoce, Vizualizace a prvky Hry. Zkoumali jsme stovky respondentů, a uvodili to vždy otázkou: „Řízení projektů je většinou nuda, že?”, kde nejběžnější odpovědí bylo “nemám to rád, ale musím to dělat”. Na druhou stranu máme také odpovědi od projektových manažerů, kteří „to milují” – Proč by neměli mít rádi svou práci? Pomocí těchto rozhovorů jsme vytvořili dva segmenty potřeb podle toho, z čeho vycházejí:

  • Potřeby vedení
  • Potřeby uživatelů / pracovníků

Vedení je frustrováno chybějícími klíčovými daty, které potřebují pro řízení projektů. Existuje mnoho problémů způsobených chybějícími důležitými skutečnostmi nebo nerelevantními informacemi. Manažeři musí být schopni přesně interpretovat informace a mít přehled o projektech v každé fázi jejich realizace. Aby to bylo jednoduché: „Potřebují vědět”,“ říká zástupce společnosti.

Na druhou stranu, uživatelé potřebují přístup k informacím, ale jejich motivace je odlišná. Nejsou motivováni k práci s aplikací, protože to manažer potřebuje. „To je důležitý fakt, který ovlivnil naše myšlení a vývoj ApuTime nejvíce. Nemůžete vytvořit potřebu uživatele jen tím, že to potřebujete Vy. Uživatelé potřebují vidět přidanou hodnotu v každé operaci, kterou provádějí. V opačném případě to obvykle vede k chybným výstupům založeným na nesprávných datech. Jedna z typických frází ve společnostech je: „Vyplňte přehledy před odchodem domů”. Uživatelé často používají software, který pro ně nemá smysl, nebo je obtížné jej používat. 

Začali jsme přemýšlet o tom, jakou přidanou hodnotu můžeme uživateli nabídnout, protože nástroj pro správu projektů bez relevantních údajů je jen nástrojem, který spaluje čas a energii a vytváří frustraci. Je to podobné jako kalorické tabulky, nebo aplikace pro zaznamenávání osobních výdajů. Musíte si vytvořit návyk, vidět přidanou hodnotu a dostávat výstupy. Ve většině případů jsou tyto aplikace zapomenuty nebo smazány. Proč by to mělo být s aplikacemi pro řízení projektů jinak? Pojďme to udělat zábavnou formou,“ uvádí zástupce společnosti.

Prvky hry

„V ApuTime chceme stále více aplikovat prvky hry. Jsme silně inspirováni principy v RPG hrách. To neznamená, že bychom tvořili přímé herní prostředí, ale zabýváme se gamifikací (přidávání herních prvků v neherním prostředí). Cílem není to, aby uživatelé v aplikaci trávil spoustu času herními prvky. Cílem gamifikace je zpříjemnění prožitku z práce s využitím dat a vybudování návyku k dílčím úkonům. Uživatel, který si vybuduje návyk, se vrací automaticky.

Lidé milují tvorbu vlastních avatarů, sbírání zkušenostních bodů a podobně. Připravujeme řadu metrik, které uživatelům poskytnou reflexi toho, jak si vedou. V čem jsou jejich silné stránky, a naopak v čem mají své rezervy. Je to něco, na co manažeři nemají časové kapacity, aby dělali pravidelně,“ říká zástupce společnosti.

Příklady metrik, které lze pozorovat a hodnotit:

  • Přesnost odhadů
  • Míra uzavírání úkolů v čase
  • Řízení projektů
  • Míra inspirace / motivace spoluhráčů
  • Míra spolupráce

Herní prostředí neslouží k přímé zábavě, nýbrž k využití dat pro již zmíněný problém s přidanou hodnotou pro konkrétního uživatele. Uživatel tím dostává možnost vidět, v čem mu software dokáže pomáhat.

Avatar se vylepšuje přímo úměrně lepším výsledkům pracovníka a přináší možnosti identifikovat kvalifikace pro kariérní postupy. Lze také rozpoznat, zda je pracovník vhodný na určitou pozici, nebo pozice naopak pro něj vhodná. Věříme, že neexistuje špatný pracovník, ale existuje spousta špatně umístěných lidí

Vizualizace

„Vizualizace používáme i pro orientaci v projektu. Často se stane, že ve složitějších strukturách se uživatelé ztrácí a těžko se hledají úkoly, na kterých visí celá struktura. Dokážeme celou strukturu vizualizovat a roztáhnout ji do pavučinové sítě. Je to lidskému mozku ta nejpřirozenější forma předávání informací,“ říká zástupce společnosti.

Emoce

Pokud dosáhneme na dílčí cíl, vyplaví se nám dopamin (Dopamin (4-(2-aminoethyl)benzen-1,2-diol). Je to látka, vznikající (nejen) v centrální nervové soustavě většiny obratlovců. Mimo jiné funkce je spojen s pocitem štěstí při dosažení cíle, ne získání odměny.. Výsledkem je, že se cítíme skvěle. Kliknutí na tlačítko „hotovo” vážně nestačí. Dosažení cíle musí být jasně viditelné a jednoduše uchopitelné. Představte si tu nejšílenější věc, kterou jste na webu viděli, ať už jde o bouchající rachejtle nebo padající konfety.

Ano! To je přesně ono.

Umělá inteligence a budoucnost

Napadlo vás někdy, co všechno lze dělat, když nějaký systém pro řízení projektů má kompletně zmapované procesy, k jakým u vás dochází a kdo a jakým způsobem pracuje?

Veškerá data se dají reálně použít ke strojovému učení, které je izolované pro každou společnost, ze které se učí. „Dokážeme tak každému uživateli vypisovat na míru data tak, jak je pro něj nejvíce relevantní, aby je viděl. ApuTime dokáže identifikovat s předstihem, že nelze dodržet termíny při stávajících okolnostech. Do této analýzy vstupuje celá řada faktorů, jako jsou: Jsou úkoly podobné? Kdy mají být hotovy? Jakou mají prioritu? Kolik je na nich odpracováno? Jak byly naceněny? a další. Cílem této analýzy jsou optimalizace firemních procesů a vytváření predikcí. Některé úkony by neměl znovu opakovat člověk,“ uvádí zástupce společnosti. 

„Chceme naučit stroj řídit projekty a společně se nám to jednou jistě podaří. Věříme, že projektový manažer může chodit po společnosti s brýlemi pro rozšířenou realitu a mít přehled o dění ve firmě – koho může rušit, nebo kdo má zrovna „deep work” a není vhodné s ním právě komunikovat. Implementujeme ApuTime do služby Google Assistant a jednou bude jistě možnost integrace i do Apple Siri nebo Alexa od Amazon. Technologie jsou nám všem čím dál otevřenější a pracujeme s vědomím, že jsme jen na začátku,“ říká zástupce společnosti.

Vize

(vznešený cíl)

„Naší vizí je vytvářet proaktivní kulturu ve společnostech a pomáhat jim růst. Chceme z vedoucích týmu vytvářet úspěšné leadery, pomáhat jim optimalizovat procesy a zvyšovat motivaci k dosahování jejich dílčích cílů a stimulovat spolupráci v týmu. Věříme, že s využíváním správných nástrojů můžeme eliminovat frustraci a jednou i snižovat kriminalitu. Vytváříme komunitu, ve které sdílíme zkušenosti při vedení týmů a projektů,“ uvádí zástupce společnosti.

Leader’s Box – We Create Effective Project Managers

www.aputime.cz

 

Tento článek je reklamním sdělením
Publikováno:
Další články autora
Právě v prodeji
Tip redakce

Související články

Bolí vás kosti a klouby? Seznamte se s nejčastějšími příčinami

Bolí vás kosti a klouby? Seznamte se s...

Artritida, artróza, osteoporóza, osteoartróza, … to je jen zlomek nemocí, které...
Co se podařilo objevit Čechům pod ledem v Antarktidě?

Co se podařilo objevit Čechům pod...

Na Zemi je potvrzeno přes 170 impaktních kráterů různých velikostí a stáří...
Víte, co by měla obsahovat vaše domácí lékárnička?

Víte, co by měla obsahovat vaše...

Věděli jste, že většina úrazů vzniká právě doma? Ačkoli vám, na rozdíl od...
Tajemství, pokusy, objasněné záhady? Pražská Noc vědců bude plná překvapení.

Tajemství, pokusy, objasněné záhady?...

Už od roku 2005 se z podnětu Evropské komise koná Noc vědců. Letos se uskuteční...
Moderním interiérovým dekoracím vévodí fototapety

Moderním interiérovým dekoracím...

Uvažujete o tom, že byste váš interiér nějakým způsobem oživili? Není se...
Galaktický klenot chycený na Evropské jižní observatoři

Galaktický klenot chycený na...

Přístroj FORS2, který spolupracuje s dalekohledem ESO/VLT,...
Zvířata používají kompasový smysl

Zvířata používají kompasový smysl

Schopnost vnímat magnetické pole Země se i díky českým vědcům podařilo...
Kvalitní spánek: prevence i léčba Alzheimerovy choroby

Kvalitní spánek: prevence i...

Že je kvalitní spánek základem zdraví a preventivně nás chrání před mnoha...
Choďte jako Ježíš – po vodě – s vložkami do bot Medicovi Twin-heels

Choďte jako Ježíš – po vodě – s...

Ano, myslíme to vážně. Chození „po vodě“ je posledním trendem v oblasti ortopedie z Dánska....
Víme jak šetřit při nákupech na internetu

Víme jak šetřit při nákupech na...

Nakupování vám nemusí dělat permanentní vítr v peněžence. Stačí si pamatovat...

Nenechte si ujít další zajímavé články

Znáte 7 nejposvátnějších míst na Zemi?

Znáte 7 nejposvátnějších míst na...

Víra a náboženství provázejí lidstvo od počátku věků. Jako projevení úcty proto...
Kdo jsou nejsilnější ženy světa?

Kdo jsou nejsilnější ženy světa?

Jestli si myslíte, že ženy jsou slabší než muži, po...
Jaký byl účel tetování ledového muže? Vědci předpokládají, že léčba

Jaký byl účel tetování ledového muže?...

Ledový muž Ötzi, starý více než 5000, let si stále střeží některá ze svých...
Extravagance na hlavě: Marie Antoinetta nosila v loknách i láhev s vodou

Extravagance na hlavě: Marie...

„Čepici, kuklu, helmu nebo hučku?“ Ať si narazím na hlavu cokoli,...
Jak včely vyrábějí med?

Jak včely vyrábějí med?

Po desetitisíce let lidé používali med jako takřka jediné dostupné sladidlo....
Aktuálně: Na planetku Ryugu dosedli dva hopsající roboti

Aktuálně: Na planetku Ryugu...

Japonská sonda Hajabusa 2, která dorazila k planetce Ryugu,...
Scházeli se pravěcí obyvatelé Čech ke kanibalským hostinám?

Scházeli se pravěcí obyvatelé Čech...

Kolem ohně sedí skupinka pralidí. Nad plameny se opéká maso a jeho vůně...
VIDEO: Co kdybychom se dožili 1000 let?

VIDEO: Co kdybychom se dožili...

Dejme tomu, že bychom se v průměru nedožívali...
Unikátní polární šelmy: Jak přežívají v děsivých mrazech?

Unikátní polární šelmy: Jak...

Žijí daleko na severu za polárním kruhem na území ponořeném pět měsíců v roce...
Poznejte své IQ

Poznejte své IQ

V našem profesionálně sestaveném testu ihned zjistíte přesné výsledky a obdržíte certifikát.