Umělá inteligence postupně proměňuje všechna odvětví, kde se pracuje s daty a informacemi. To platí i pro účetnictví, kde jsme byli po léta zvyklí na police plné šanonů a spoustu únavné rutinní práce. Velkou změnu přinesla technologie OCR, díky níž nemusíme ručně přepisovat údaje z dokumentů, ale program je dokáže vyčíst sám.  Umělá inteligence nyní přináší další  zásadní zlepšení v rychlosti a přesnosti čtení dokumentů.

Od skeneru až po umělou inteligenci

Příchod skenerů znamenal pro účetní firmy velkou úlevu. Přinesl možnost evidovat dokumenty v digitální formě. Pořád jste ale museli informace z dokladů v PDF nebo JPG ručně přepisovat do účetního programu. Kolonku po kolonce.

S nástupem technologie rozpoznávání znaků (OCR) se práce zjednodušila. Software identifikuje jednotlivé znaky v dokumentu a převede je automaticky do účetního softwaru.

Ruční přepisování se stalo minulostí, ale vznikl nový problém.Software se nedokáže přizpůsobit všem typům a formátům dokladů. Každý dodavatel má preferovaný formát a pro každý z nich je třeba nastavit speciální šablonu, aby program věděl, jak s daty pracovat. Skutečnou revoluci přineslo až zapojení umělé inteligence.

Rossumovi roboti pomáhají s účetnictvím

Čapkovo drama R.U.R. (Rossum Universal Robots) před více než sto lety předpovědělo nástup umělé inteligence. Roboti v Čapkově příběhu nabyli vědomí, vzbouřili se a lidstvu vyhlásili válku.

Tato vize se naštěstí nenaplnila a „Rossumovi roboti” v současnosti pomáhají se čtením dat z digitálních dokumentů.

Od roku 2017 vyvíjí český startup Rossum AI technologii pro efektivní extrakci dat z dokumentů. Tři doktorandi z ČVUT naučili svůj software porozumět i nestrukturovaným dokumentům, což je přesně ta funkce, která mění možnosti práce s doklady v účetnictví.

Nezáleží už totiž na formátu, ve kterém dokument dostanete, program přečte všechny.

Jak AI pomáhá účetním v praxi?

Nejefektivnější je, když máte propojený účetní program online s AI službou Rossum. V účetním softwaru Money S3 slouží pro tento účel speciální modul Inbox, ve kterém lze tuto funkci snadno aktivovat.

Modul Inbox dokáže přečíst údaje ze standardních formátů faktur (ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X) a poradí si i přečtením QR kódu na dokladech. Bez problémů vytěží data z formátů PDF, JPEG a PNG. Díky rozšíření Rossum přečte i doklady strojově nečitelné.

Údaje pak stačí jedním kliknutím zařadit do příslušné skupiny (faktury, dodací listy, objednávky atd.).

Modul Inbox vám zajistí elektronický archiv se všemi přijatými doklady, takže je už nemusíte evidovat fyzicky. Všechny doklady budete mít přehledně a bezpečně uložené na jednom místě. Snadno si tak pomocí filtrů dohledáte konkrétní fakturu.

Kromě toho vám Money S3 zjednoduší další rutinní práce pomocí automatizace účetnictví a ušetří vám desítky hodin měsíčně. Automaticky spáruje dokumenty, které patří k sobě, postará se o čištění salda nebo o aktualizaci skladových zásob.

Dokonce za vás vystaví a odešle pravidelné faktury. Vše si bezplatně vyzkoušíte v programu Money S3 Start.